Conditions générales de vente et d'utilisation

01Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation du logiciel Rota, édité par Eren Varli, entrepreneur individuel (EI) (ci-après « l'Éditeur »), par toute entreprise qui y souscrit (ci-après « le Client »).

Rota est un service destiné aux professionnels du transport et de la messagerie, souscrit dans le cadre de leur activité. Les dispositions du code de la consommation relatives aux contrats conclus avec des consommateurs ne s'appliquent pas, et aucun droit de rétractation n'est ouvert au titre de ces dispositions. L'Éditeur accorde en revanche, de son propre chef, un droit de rétractation contractuel de 14 jours sur les formules à engagement, dans les conditions de l'article 10.

La souscription d'un abonnement, la création d'un compte ou l'utilisation du service valent acceptation pleine et entière des présentes conditions, ainsi que de la politique de confidentialité et de l'accord de sous-traitance, qui en font partie intégrante. L'acceptation est horodatée et le numéro de version du texte accepté est conservé.

02Définitions

03Ce que comprend le service

L'abonnement ouvre l'accès à l'ensemble des domaines fonctionnels du logiciel : exploitation et tournées, application livreur, ressources humaines du transport, inspections et vision par IA, gestion de flotte, rentabilité et facturation, préfacturation. Aucun module n'est réservé à une formule supérieure : il n'existe pas de version réduite du service. La formule retenue ne change ni les fonctions ouvertes ni les limites d'usage. Elle change le prix.

Sont également compris, sans supplément : le nombre d'utilisateurs (dirigeants, gestionnaires, chauffeurs), l'application mobile iOS et Android, le nombre de tournées, le nombre de points de livraison et le nombre de calculs d'itinéraire.

L'Éditeur fait évoluer le service en continu. Les évolutions profitent à tous les abonnés sans surcoût. Une fonction peut être modifiée ou retirée si elle est remplacée par un équivalent ; le Client en est informé au préalable si le changement affecte son usage.

Les besoins particuliers (connecteurs transporteurs, intégrations à un système tiers, engagements de niveau de service renforcés) font l'objet d'un devis distinct et ne sont pas compris dans l'abonnement.

04Base de facturation : le véhicule

L'abonnement est facturé au véhicule actif, et uniquement au véhicule actif.

Est un véhicule actif tout véhicule enregistré dans le module de gestion de flotte du Client et dont le statut n'est ni archivé ni cédé, quel que soit son mode de détention (propriété, location longue durée, location courte durée, crédit-bail, véhicule mis à disposition par un donneur d'ordres) et quel que soit son gabarit. Un véhicule est compté une fois et une seule, sans considération du nombre de chauffeurs qui le conduisent ni du nombre de tournées qu'il effectue.

Ne comptent pas dans l'assiette : les véhicules archivés, les véhicules cédés ou détruits à compter de la date d'archivage enregistrée dans le service, et les remorques ou matériels tractés non immatriculés séparément.

Les comptes chauffeurs et les accès gestionnaires sont illimités et gratuits. Le recrutement, le départ ou le remplacement d'un chauffeur est sans effet sur le montant facturé. L'ouverture d'un accès à la console web pour un dirigeant, un exploitant, un responsable des ressources humaines ou un comptable est sans effet sur le montant facturé.

Le nombre de véhicules actifs retenu pour une échéance est celui constaté à la date de cette échéance, ajusté des prorata prévus à l'article 6.

05Les trois formules

Le Client choisit sa formule à la souscription. Les trois donnent accès au même service.

Formule sans engagement. Abonnement conclu pour un mois, à 25 € par véhicule et par mois, payable par carte bancaire à chaque échéance mensuelle.

Formule engagement douze mois, paiement mensuel. Abonnement conclu pour une durée ferme de douze mois, à 22 € par véhicule et par mois, payable par carte bancaire à chaque échéance mensuelle pendant ces douze mois.

Formule engagement douze mois, paiement d'avance. Abonnement conclu pour une durée ferme de douze mois, à 20 € par véhicule et par mois, soit 240 € par véhicule réglés en une seule fois à la souscription. Ce règlement s'effectue par virement bancaire, les plafonds des cartes bancaires professionnelles ne permettant pas toujours d'acquitter un montant annuel. L'accès est ouvert à réception du virement.

Les prix sont exprimés en euros et s'entendent hors taxes.

L'Éditeur bénéficie actuellement de la franchise en base de taxe sur la valeur ajoutée prévue à l'article 293 B du code général des impôts : la taxe sur la valeur ajoutée n'est pas facturée, et le prix affiché est le prix payé. Les factures portent la mention « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts ».

Dès lors que l'Éditeur devient assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée, celle-ci s'ajoute au taux en vigueur aux prix affichés. Cette application ne constitue ni une modification tarifaire ni un motif de résiliation anticipée. Le Client en est informé avant la première facture concernée. Le montant exact prélevé est affiché avant validation du paiement et figure sur la facture.

L'Éditeur peut réviser ses tarifs. Toute révision est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Elle ne prend effet qu'au renouvellement suivant et ne s'applique jamais en cours de période engagée. Le Client qui la refuse peut mettre fin au contrat au terme de la période en cours, sans frais.

06Ajout et retrait de véhicules en cours de période

Le Client ajuste le nombre de véhicules depuis le service, sans démarche auprès de l'Éditeur. Un véhicule ajouté est facturé au prorata du temps restant à courir jusqu'à l'échéance suivante, quelle que soit la formule.

Formule sans engagement. Un véhicule retiré en cours de mois prend effet à l'échéance suivante : le mois en cours reste dû au nombre de véhicules souscrit et n'ouvre droit ni à remboursement ni à avoir.

Formules engagées (paiement mensuel comme paiement d'avance). Le nombre de véhicules souscrit constitue le plancher de facturation de la période d'engagement. Le Client peut en ajouter à tout moment, mais ne peut pas en retirer avant le terme. Une place libérée reste ouverte jusqu'au terme et peut être réattribuée à un autre véhicule sans supplément. Chaque place ajoutée en cours d'engagement court elle-même jusqu'à ce terme.

Chaque changement du nombre de véhicules est enregistré avec sa date et son heure. L'historique est consultable par le Client et sert de justification en cas de contestation d'un prorata.

07Crédits d'intelligence artificielle

L'abonnement comprend 100 crédits par véhicule actif et par mois, quelle que soit la formule. Ce volume est remis à zéro chaque mois : les crédits mensuels non consommés ne se reportent pas.

Le Client peut acheter à tout moment des recharges de crédits supplémentaires. Contrairement aux crédits mensuels, les crédits achetés ne s'éteignent pas au renouvellement : ils restent acquis jusqu'à leur consommation.

La consommation s'impute d'abord sur les crédits mensuels compris, puis sur les crédits achetés. Le coût en crédits de chaque action est affiché avant son lancement. Une action interrompue ou en échec technique n'est pas débitée, ou est recréditée.

Les crédits n'ont pas de valeur monétaire, ne sont ni échangeables ni remboursables, et ne peuvent pas être transférés à une autre entreprise.

08Mise en service, période d'essai et offres

La mise en service est comprise dans les trois formules, sans condition et sans frais. Elle couvre la reprise des données existantes du Client (chauffeurs, véhicules, donneurs d'ordres, tournées) depuis ses fichiers, le paramétrage initial et la prise en main. Aucun frais d'installation, fixe ou proportionnel au nombre de véhicules, n'est facturé au titre de la souscription.

Période d'essai. Toute souscription enregistrée au plus tard le 30 septembre 2026 inclus ouvre une période d'abonnement offerte de un mois, à compter de l'ouverture des accès, quels que soient la formule retenue et le nombre de véhicules actifs. Elle est ouverte à toute entreprise, sans sélection, sans candidature et sans quota de places. La date retenue est celle de l'acceptation des présentes conditions par le Client. Une souscription enregistrée après cette date ne comporte pas de période offerte : l'abonnement est facturé dès l'ouverture des accès. Cette offre ne se cumule pas avec celle de l'alinéa suivant : la durée la plus longue s'applique.

Entreprises créées depuis moins de 12 mois. Les entreprises exerçant une activité de transport et immatriculées au registre du commerce et des sociétés depuis moins de 12 mois à la date de leur souscription peuvent obtenir une période offerte de 3 mois. Cette offre est accordée sur candidature, après vérification par l'Éditeur de la date d'immatriculation et du code d'activité déclarés. Elle est ouverte une seule fois par entreprise, s'applique à la première souscription et ne se cumule avec aucune autre période offerte.

Fin de la période offerte. Un moyen de paiement est enregistré dès la souscription, y compris pendant la période offerte. Aucun prélèvement n'intervient avant son terme : le premier prélèvement a lieu au lendemain de ce terme, au tarif de la formule choisie appliqué au nombre de véhicules actifs constaté à cette date. Le Client peut résilier à tout moment avant ce terme, en un geste depuis son espace, sans avoir à écrire à quiconque et sans qu'aucune somme soit due.

La période offerte n'emporte aucun engagement de durée et n'est ouverte qu'une fois par entreprise. Elle ne suspend ni ne repousse le point de départ de la période ferme de douze mois des formules engagées, qui court à compter de l'ouverture des accès. Aucune facturation rétroactive n'est émise au titre de la période offerte, et aucune remise à zéro n'est opérée : données, réglages, historiques et comptes utilisateurs sont conservés en l'état.

09Facturation, paiement et impayés

L'abonnement est payable d'avance : à chaque échéance mensuelle pour les formules payées au mois, en une fois à la souscription pour la formule payée d'avance.

Les moyens de paiement acceptés sont la carte bancaire, par l'intermédiaire de notre prestataire de paiement, et le virement bancaire pour la formule payée d'avance. L'Éditeur ne conserve aucun numéro de carte : les moyens de paiement sont détenus par le prestataire.

Les factures réglées par virement sont payables à trente jours date de facture, sans escompte pour paiement anticipé. Les factures sont émises à chaque échéance et mises à disposition dans l'espace d'abonnement du Client.

Échec de paiement. En cas d'échec d'un prélèvement par carte, le prestataire relance automatiquement le moyen de paiement pendant plusieurs jours et le Client en est informé par courriel. L'accès reste ouvert pendant cette période de relance, afin que le Client puisse régulariser depuis son espace. À l'issue des relances, le paiement restant impayé, l'accès au service est suspendu après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours. La suspension ne supprime pas les données : elles suivent les durées de conservation prévues à l'article sur la réversibilité. La suspension ne libère pas le Client des échéances dues au titre d'un engagement en cours.

Conformément aux articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce, tout retard de paiement entre professionnels donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros. Lorsque les frais de recouvrement exposés dépassent ce montant forfaitaire, une indemnité complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

10Durée, reconduction et résiliation

Formule sans engagement. Le contrat est conclu pour un mois. Il est reconduit tacitement de mois en mois à chaque échéance. Le Client résilie à tout moment depuis son espace d'abonnement, sans préavis et sans motif. La résiliation prend effet au terme du mois en cours : le service reste accessible jusqu'à cette date, aucune échéance supplémentaire n'est prélevée, et le mois entamé reste dû.

Formules à engagement de douze mois (paiement mensuel comme paiement d'avance). Le contrat est conclu pour une durée ferme de douze mois à compter de l'ouverture des accès. Il est reconduit tacitement pour douze mois au terme de chaque période, sauf dénonciation par l'une ou l'autre des parties. La dénonciation s'effectue depuis l'espace d'abonnement ou par courriel, au plus tard un mois avant le terme de la période en cours. L'Éditeur informe le Client de l'échéance et de la date limite de dénonciation au moins soixante jours avant le terme.

Rétractation. Le Client qui souscrit une formule à engagement dispose de 14 jours calendaires à compter de l'ouverture de la période ferme pour revenir sur son engagement, sans motif à donner et sans indemnité. La rétractation s'exerce depuis l'espace d'abonnement ou par courriel à [email protected]. Elle met fin au contrat, ou le ramène à la formule sans engagement si le Client le demande. Les sommes déjà réglées au titre de la période engagée sont remboursées en intégralité dans les quatorze jours, déduction faite des seules recharges de crédits consommées. Passé ce délai, l'engagement produit tous ses effets et la formule ne peut plus être changée avant son terme.

Changement de formule. Le passage d'une formule sans engagement vers une formule à engagement de douze mois est possible à tout moment : le nouveau tarif s'applique dès la prise d'effet du nouvel engagement, qui ouvre une période ferme de douze mois. Le passage inverse, d'un engagement de douze mois vers une formule sans engagement, ne prend effet qu'au terme de la période engagée et suppose une dénonciation dans le délai prévu ci-dessus. Le passage du paiement mensuel au paiement d'avance est possible à tout moment ; le passage du paiement d'avance au paiement mensuel prend effet au terme de la période réglée.

Résiliation par l'Éditeur. L'Éditeur peut résilier l'abonnement moyennant un préavis de trente jours, ou sans préavis en cas de manquement grave du Client (utilisation illicite du service, atteinte à la sécurité, non-paiement persistant), après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours. En cas de résiliation par l'Éditeur pour un motif autre qu'un manquement du Client, les sommes réglées d'avance et non consommées sont remboursées au prorata.

11Rupture anticipée d'un engagement de douze mois

L'engagement de douze mois est ferme une fois le délai de rétractation de l'article 10 écoulé. Le Client qui met fin au contrat avant son terme, ou qui provoque sa résiliation par un manquement de sa part, reste tenu dans les conditions suivantes.

Formule à paiement mensuel. Les échéances restant à courir jusqu'au terme des douze mois demeurent dues. Elles deviennent immédiatement exigibles et sont facturées en une fois à la date de prise d'effet de la rupture, sur la base du nombre de véhicules actifs constaté à cette date. Le service reste accessible jusqu'au terme initialement prévu. Cette règle est la contrepartie du tarif réduit consenti au titre de l'engagement : sans elle, cette formule serait une formule sans engagement à prix réduit.

Formule payée d'avance. Les sommes réglées à la souscription ne sont pas remboursées, même partiellement, et aucun avoir n'est émis. Le service reste accessible jusqu'au terme des douze mois réglés.

Exceptions. Aucune somme n'est due au titre de la période restant à courir, et les sommes réglées d'avance et non consommées sont remboursées au prorata, dans les quatre cas suivants : manquement grave de l'Éditeur à ses obligations, non corrigé dans les trente jours d'une mise en demeure ; révision tarifaire refusée par le Client dans les conditions de l'article 5 ; modification substantielle des présentes conditions refusée par le Client ; ouverture d'une procédure de liquidation judiciaire à l'égard du Client, sur justificatif du mandataire.

Dans tous les cas de rupture, le Client conserve son droit d'export complet de ses données dans les conditions de l'article sur la réversibilité.

12Obligations du Client

• Fournir des informations exactes lors de la souscription, notamment sa raison sociale, son numéro SIRET, son numéro de taxe sur la valeur ajoutée intracommunautaire et son adresse de facturation, et les tenir à jour.
• Déclarer dans le service l'ensemble de ses véhicules actifs, et procéder aux archivages dans un délai raisonnable après une cession ou une immobilisation définitive.
• Préserver la confidentialité des identifiants de ses utilisateurs et signaler sans délai tout accès non autorisé.
• N'utiliser le service que dans le cadre de son activité professionnelle et dans le respect de la loi.
• Informer ses salariés des traitements mis en œuvre par le logiciel, en particulier du relevé de position au pointage et à la livraison, consulter le cas échéant leurs représentants, et accomplir les formalités qui lui incombent en tant que responsable de traitement.
• Ne pas tenter de contourner les limites d'usage, d'extraire massivement les données par des moyens automatisés, ni de porter atteinte à la sécurité du service.
• Ne pas revendre, sous-licencier ni mettre le service à disposition d'un tiers sans accord écrit.

Le Client est seul responsable du contenu qu'il enregistre et de l'usage que ses utilisateurs font du service.

13Disponibilité, maintenance et support

L'Éditeur met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer un accès continu au service. L'état de la plateforme et les incidents en cours sont publiés sur status.rotatms.com, hébergé séparément afin de rester consultable pendant une panne.

Les opérations de maintenance programmées sont annoncées à l'avance et planifiées, dans la mesure du possible, en dehors des heures d'exploitation. Une intervention d'urgence peut être conduite sans préavis pour préserver la sécurité ou l'intégrité des données.

Le support est assuré par voie électronique, dans les mêmes conditions pour tous les abonnés, quelle que soit la formule. Un engagement de niveau de service formalisé peut être conclu séparément pour les besoins qui l'exigent.

L'Éditeur ne répond pas des interruptions imputables au réseau du Client, à ses terminaux, à son fournisseur d'accès, ni aux fournisseurs tiers dont dépend une fonction accessoire.

14Fonctions d'intelligence artificielle

Les fonctions d'analyse par IA (inspection de véhicule, copilote, assistants, lecture de relevés, reprise de données à l'installation) produisent des aides à la décision. Leurs résultats doivent être vérifiés avant tout usage engageant : constat de dommage, retenue sur facture, décision relative à un salarié.

L'Éditeur ne garantit pas l'exactitude d'une analyse produite par un modèle et ne saurait être tenu responsable d'une décision prise sur son seul fondement.

La gamme de modèles utilisés peut évoluer, à qualité de service constante ou améliorée. Les données du Client ne sont utilisées pour entraîner aucun modèle.

15Propriété et réversibilité des données

Les données enregistrées par le Client lui appartiennent. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur elles et ne les exploite que pour fournir le service, dans les conditions de l'accord de sous-traitance.

Export à tout moment. Le Client exporte ses données depuis le service quand il le souhaite, sans frais et sans demande préalable. Les données structurées (chauffeurs, véhicules, clients, tournées, livraisons, heures, factures) sont fournies au format CSV, les factures et documents générés au format PDF, et les fichiers déposés (photos d'inspection, pièces du personnel, relevés) dans leur format d'origine, regroupés en archive.

Export en fin de contrat. À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, y compris après une suspension pour impayé, le Client dispose de quatre-vingt-dix jours pour récupérer un export complet. Une demande d'export adressée à l'Éditeur pendant ce délai est satisfaite sous quinze jours ouvrés. Passé ce délai de quatre-vingt-dix jours, les données sont supprimées dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.

L'Éditeur peut produire des statistiques agrégées et anonymisées, ne permettant l'identification ni du Client ni d'aucune personne, à des fins d'amélioration du service.

Le logiciel, son code, ses interfaces, ses marques et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. L'abonnement confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement.

16Hébergement, protection des données et sous-traitance

L'ensemble des données du Client est hébergé dans l'Union européenne.

Pour les données personnelles traitées par le service, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. Les obligations de chacun, la liste des sous-traitants ultérieurs et les mesures de sécurité sont décrites dans l'accord de sous-traitance, qui vaut annexe au présent contrat et est opposable sans signature séparée.

Les données les plus sensibles sont chiffrées en base, en particulier les numéros de sécurité sociale des salariés du Client. Les fichiers déposés (photos d'inspection, pièces du personnel) sont stockés en accès privé et servis par des liens signés à durée limitée. Les échanges avec le service sont chiffrés en transit.

Chaque entreprise cliente ne voit que ses propres données. Les accès sont cloisonnés par entreprise et chaque écriture est tracée dans un journal.

17Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et pour les dommages directs et prévisibles.

Sont exclus les dommages indirects, notamment la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires, la perte de clientèle et l'atteinte à l'image.

Toutes causes confondues, la responsabilité de l'Éditeur est plafonnée aux sommes effectivement versées par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Ces limitations ne s'appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel, ni dans les cas où la loi interdit toute limitation.

Il appartient au Client de conserver, par ailleurs, les documents qu'une obligation légale lui impose d'archiver. L'export de ses données lui est ouvert à tout moment.

18Confidentialité et force majeure

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre dont elle prend connaissance à l'occasion du contrat, pendant sa durée et les trois années suivantes.

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. Si l'événement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité, et les sommes réglées d'avance et non consommées sont remboursées au prorata.

19Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes conditions. Chaque version porte un numéro, et la version acceptée par le Client est conservée avec la date et l'heure de son acceptation. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut mettre fin au contrat avant cette date dans les conditions de l'article sur la rupture anticipée. La poursuite de l'utilisation du service après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

20Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties rechercheront une solution amiable avant toute action.

À défaut d'accord dans un délai de trente jours, tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Bourg-en-Bresse, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie. Cette clause est convenue entre professionnels, conformément à l'article 48 du code de procédure civile.

Contact : [email protected].