01Qui répond de quoi
Deux situations très différentes se croisent sur Rota, et elles n'ouvrent pas les mêmes droits ni les mêmes interlocuteurs.
Sur le site rotatms.com, quand vous demandez une démonstration, laissez vos coordonnées dans la fenêtre du copilote ou candidatez au programme bêta, l'éditeur est responsable de traitement. C'est lui qui décide de ce qu'il collecte et de ce qu'il en fait, et c'est à lui que vous adressez vos demandes.
Dans la plateforme (app.rotatms.com et l'application mobile), les données sont saisies par l'entreprise abonnée : ses tournées, ses véhicules, ses salariés, ses clients. L'entreprise abonnée est responsable de traitement et Rota n'agit que comme sous-traitant, sur ses instructions. Les conditions de cette sous-traitance sont détaillées dans l'accord de sous-traitance.
Si vous êtes chauffeur, livreur ou salarié d'une entreprise utilisatrice, votre employeur est votre interlocuteur pour accéder à vos données, les corriger ou vous opposer à un traitement. Nous ne pouvons pas y toucher sans son instruction, et nous vous réorienterons vers lui.
02Ce que nous collectons sur le site
Le site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social. Aucun traqueur tiers n'y est chargé. Vous pouvez le parcourir entièrement sans rien nous laisser.
Nous n'enregistrons quelque chose que si vous le faites vous-même :
- Demande de rappel dans la fenêtre du copilote : adresse électronique, volumétrie déclarée (véhicules, salariés, clients), message libre. Enregistrés uniquement après une case de consentement explicite, avec l'horodatage et le texte exact que vous avez accepté.
- Candidature au programme bêta : nom, prénom, adresse électronique, raison sociale, SIRET, volumétrie déclarée, message. Même exigence de consentement horodaté.
- Questions posées au copilote de démonstration : la question et la réponse sont journalisées pour améliorer les réponses. Les adresses électroniques et numéros repérés dans le texte sont caviardés à l'écriture, avant enregistrement.
- Courriel envoyé à nos adresses de contact : votre message et vos coordonnées, le temps de traiter votre demande.
Base légale : votre consentement pour les formulaires, notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations professionnelles et à améliorer le service pour le reste.
03Ce que la plateforme enregistre
Voici, catégorie par catégorie, ce qu'une entreprise abonnée fait enregistrer par le logiciel. Elle décide de ce qu'elle y met ; nous décrivons ici ce que le logiciel sait faire.
- Comptes utilisateurs : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, photo de profil éventuelle, rôle, mot de passe chiffré à sens unique.
- Exploitation : tournées, affectations, points de passage, adresses de livraison et de dépôt, horaires.
- Preuves de livraison : photo du colis, signature du destinataire, heure et position GPS du terminal au moment de la livraison. Le logiciel signale les positions simulées, produites par une application de falsification GPS.
- Pointage et temps de travail : début et fin de service, pauses, heure et position du terminal au moment du pointage, heures travaillées et heures supplémentaires calculées.
- Inspections de véhicules : photos des points de contrôle, immatriculation, kilométrage, anomalies constatées et leur analyse.
- Incidents et accidents : récit, photos, lieu, tiers impliqués, suites données.
- Ressources humaines : contrats, absences, congés, documents du personnel déposés par l'employeur (permis de conduire, pièce d'identité, attestation de visite médicale, autres justificatifs), avec leurs dates d'échéance. Ces fichiers ne sont ni analysés automatiquement ni soumis à une IA : le logiciel n'en suit que l'échéance.
- Rémunération et coûts : taux horaire, charges, durée contractuelle, éléments variables de paie.
- Clients et facturation : contacts professionnels des donneurs d'ordre, grilles tarifaires, factures, litiges, relevés de préfacturation.
- Journaux techniques : traces de connexion et d'action, nécessaires à la sécurité et à la traçabilité.
La géolocalisation est ponctuelle et liée à un événement : elle est relevée au pointage et à la livraison, pas en continu. L'application mobile ne collecte aucune position en arrière-plan et ne suit pas le véhicule entre deux points. Avant d'activer ces fonctions, l'employeur informe ses salariés et consulte, le cas échéant, leurs représentants. Nous répondons à vos questions sur ce point : écrivez-nous.
04Ce qui est envoyé à l'intelligence artificielle
Plusieurs fonctions du logiciel s'appuient sur des modèles de langage et de vision : analyse des photos d'inspection, copilote conversationnel, assistants de rentabilité et de ressources humaines, lecture des relevés de préfacturation.
Vos données ne servent à entraîner aucun modèle, ni les nôtres ni ceux de tiers. Nous sélectionnons des fournisseurs dont les conditions d'interface excluent la réutilisation des contenus soumis à des fins d'entraînement.
Ne sont jamais transmis à un modèle : les mots de passe, les moyens de paiement et les documents du personnel.
Est transmis, au moment de la demande et pour elle seule :
- la photo ou le document soumis à l'analyse ;
- la question posée et le fil de la conversation en cours ;
- les extraits d'exploitation strictement nécessaires à la réponse.
Les fournisseurs de modèles sont désignés par catégorie dans la liste des sous-traitants, parce que la gamme évolue plus vite que ce document. La liste nominative à jour est adressée sous 48 heures ouvrées à toute entreprise cliente qui la demande à [email protected], et tout changement lui est notifié à l'avance, dans les conditions prévues par l'accord de sous-traitance.
La consommation d'IA est journalisée (modèle appelé, volume de jetons, coût) à des fins de facturation en crédits et de maîtrise des coûts. Ce journal ne conserve pas le contenu des demandes.
05Qui d'autre y a accès
Nous ne vendons aucune donnée, n'en louons aucune et n'en échangeons aucune. Les seuls tiers qui en voient passer sont les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service :
| Prestataire | Rôle | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | Hébergement de la plateforme et du site | Ensemble des données transitant par le service | Union européenne (Amsterdam) |
| MongoDB, Inc. | Base de données gérée (Atlas, sur infrastructure Amazon Web Services) | Ensemble des données enregistrées | Union européenne (Paris) |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Stockage des fichiers | Photos d'inspection et d'incident, documents du personnel, relevés déposés | Union européenne (Suède) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Paiement des abonnements et des recharges de crédits | Identité de facturation, moyen de paiement, historique des paiements | Union européenne, transferts encadrés vers les États-Unis |
| Google Ireland Ltd. (Google Maps Platform) | Géocodage des adresses, calcul d'itinéraires et de distances, cartes | Adresses de livraison et de dépôt, points de passage | Union européenne, transferts encadrés vers les États-Unis |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des courriels du service (vérification de compte, notifications) | Adresse électronique du destinataire et contenu du message | Union européenne (France) |
| Fournisseurs de modèles de langage et de vision | Traitement des demandes adressées au copilote et des analyses par IA | Contenu soumis à l'IA : photos d'inspection, texte de la demande, extraits d'exploitation nécessaires à la réponse | Union européenne et pays tiers, transferts encadrés |
Chacun est lié par un contrat imposant confidentialité, sécurité et traitement limité à nos instructions. En interne, vos données ne sont consultées ni en routine, ni à des fins commerciales : l'accès est ouvert au cas par cas, pour répondre à une demande de support ou traiter un incident technique, et chaque accès est tracé.
Nous pouvons également communiquer des données sur réquisition d'une autorité judiciaire ou administrative française ou européenne habilitée. Sauf interdiction légale, l'entreprise concernée en est informée.
06Transferts hors de l'Union européenne
Vos données d'exploitation ne quittent pas l'Union européenne. Les trois briques qui les détiennent y sont toutes localisées, et nous les nommons plutôt que d'écrire « en Europe » sans précision :
- L'application et le site : Amsterdam, Pays-Bas.
- La base de données : Paris, France.
- Les fichiers déposés (photos d'inspection et d'incident, documents du personnel, relevés) : Stockholm, Suède.
Restent les prestataires accessoires : le paiement, la cartographie et les modèles d'intelligence artificielle. Ils sont établis hors de l'Union ou peuvent y traiter des données. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées le cas échéant par les mesures supplémentaires exigées par le RGPD, ou fondés sur une décision d'adéquation.
07Combien de temps nous gardons les données
| Donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Coordonnées d'un prospect (rappel, démonstration) | 3 ans à compter du dernier contact de votre part |
| Candidature au programme bêta | 3 ans à compter du dépôt, ou durée de la relation contractuelle si elle aboutit |
| Preuve de consentement (horodatage et texte accepté) | 5 ans à compter du recueil |
| Échanges journalisés avec le copilote de démonstration | 12 mois, après caviardage des coordonnées à l'écriture |
| Données d'exploitation d'une entreprise abonnée | Durée de l'abonnement, puis suppression dans les 90 jours suivant sa fin |
| Factures et pièces comptables | 10 ans, obligation légale |
| Journaux de connexion et de sécurité | 12 mois |
Vos données restent exportables à tout moment depuis la console, au format tableur, sans passer par nous. À la fin d'un abonnement, l'entreprise cliente conserve en plus 90 jours pour récupérer un export complet. Passé ce délai, les données sont supprimées. Seules subsistent les pièces que la loi nous oblige à conserver.
08Comment les données sont protégées
- Échanges chiffrés entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS), et données chiffrées au repos chez nos hébergeurs.
- Mots de passe stockés sous forme d'empreinte, jamais en clair, et jamais lisibles par nous.
- Cloisonnement strict entre entreprises clientes : chaque requête est rattachée à une entreprise et ne peut pas en atteindre une autre.
- Fichiers déposés servis par liens signés à durée limitée, jamais par une adresse publique.
- Journal d'audit des actions sensibles.
- Base de données répliquée sur plusieurs nœuds, dans plusieurs zones de disponibilité.
- Accès interne limité au strict nécessaire et authentifié.
En cas de violation de données présentant un risque, nous notifions l'autorité de contrôle dans les 72 heures et informons sans délai l'entreprise cliente concernée, avec ce que nous savons de la nature de la violation, des données touchées et des mesures prises.
09Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour les données que nous traitons pour notre propre compte (prospection, candidatures, échanges), écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois, porté à trois mois si la demande est complexe, auquel cas nous vous prévenons.
Pour les données saisies dans la plateforme par votre employeur ou par une entreprise cliente, adressez votre demande directement à cette entreprise : c'est elle qui en répond. Si vous nous écrivez malgré tout, nous transmettrons et vous l'indiquerons, sans traiter la demande nous-mêmes.
Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr.
10Nous écrire
Toute question sur cette politique, sur un traitement particulier ou sur l'exercice de vos droits : [email protected], ou par courrier à Eren Varli, entrepreneur individuel (EI), 46 avenue de la République, 01630 Saint-Genis-Pouilly, France.
Cette page est modifiée lorsque nos traitements changent. La date de dernière mise à jour figure en tête. Les entreprises abonnées sont prévenues des changements substantiels avant leur entrée en vigueur.