Colis non comptés
Des livraisons enregistrées dans Rota ne sont pas comptées sur le relevé. Vérifiez la période et le rapprochement avant de réclamer.
Préfacturation · Messagerie et dernier kilomètre
Votre relevé compte-t-il tout ce que vous avez livré ?
En fin de mois, votre donneur d’ordre vous transmet les colis comptés, les tarifs appliqués et les retenues. Rota rapproche ce relevé de vos données d’exploitation pour vous aider à examiner les écarts avant de préparer une réclamation.
Voir le contrôle en démonstrationDu relevé reçu aux lignes à vérifier
Importez le relevé
Utilisez votre fichier Excel, CSV ou PDF. Pour un PDF, l’extraction par IA consomme des tokens : relisez les données reconnues avant de poursuivre.
Vérifiez les correspondances
Associez les colonnes et les tournées, vérifiez la période, les quantités et les montants. Une mauvaise correspondance peut créer un faux écart.
Examinez les écarts et les preuves
Le rapprochement compare le relevé aux données internes disponibles. Chaque anomalie reste à qualifier ; une suggestion de l’IA ou un niveau de confiance ne remplace pas votre contrôle.
Préparez votre réclamation
Sélectionnez les écarts à réclamer et préparez un dossier exportable en Excel ou PDF. Vous adressez vous-même le dossier au donneur d’ordre et suivez ensuite sa réponse.
Cinq types d’écart, cinq vérifications différentes
Journée ou tournée absente
Une journée travaillée ne figure pas sur le relevé. Le contrôle dépend des tournées et des dates correctement associées.
Pénalité contestable
Les informations disponibles invitent à examiner une retenue. Le niveau de confiance et les pièces doivent être relus.
Écart de prix
Le prix unitaire du relevé diffère de la grille renseignée dans Rota. Vérifiez que le bon contrat s’applique.
Ligne sans correspondance
Une ligne du relevé n’a pas de correspondance interne : elle reste à vérifier, sans être assimilée automatiquement à de l’argent dû.
Exemple pédagogique
Comment lire un écart de 1 320,20 €
Les chiffres ci-dessous sont fictifs. Ils ne décrivent aucun résultat client. Les lignes de l’exemple sont distinctes : aucun colis n’est compté à la fois parmi les colis manquants et la journée absente.
| Poste | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Colis comptés | 41 380 × 1,12 € | 46 345,60 € |
| 22 pénalités | Retenues | −1 240,00 € |
| Net annoncé | 45 105,60 € |
| Écart | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Colis non comptés | 412 × 1,12 € | 461,44 € |
| Journée absente | 268 × 1,12 € | 300,16 € |
| 9 pénalités à contester | Pièces examinées | 505,00 € |
| Écart de prix | 1 340 × 0,04 € | 53,60 € |
| Total à réclamer | Environ 2,9 % du net | 1 320,20 € |
Ce total est un montant à réclamer, pas une somme récupérée. Les 13 autres pénalités, soit 735 €, ne sont pas retenues dans la réclamation de cet exemple.
Une pénalité ne se conteste pas seulement parce qu’elle coûte de l’argent
Rota tient compte des litiges déjà déclarés, des règles de facturation, des photos, des signatures et des informations GPS disponibles. Un litige interne, un colis hors contrat, une position simulée ou l’absence de photo et de signature peuvent conduire le contrôle à considérer une pénalité comme fondée. Une preuve accompagnée d’une position trop éloignée de l’adresse ne suffit pas non plus.
À l’inverse, un colis absent des scans peut être signalé comme contestable avec une confiance faible : cela signifie qu’il faut enquêter, pas que la livraison est prouvée. Une distance GPS inconnue réduit également la confiance. Ces classifications servent à orienter votre vérification ; elles ne constituent pas un avis juridique.
Ce que ce contrôle ne fait pas
- Il ne prouve pas une livraison qui n’a pas été enregistrée.
- Il ne vérifie pas un prix contractuel si la grille correspondante n’est pas renseignée.
- Il ne garantit ni l’exactitude d’une extraction PDF, ni l’acceptation d’une contestation.
- Il ne contacte pas automatiquement votre donneur d’ordre et ne promet aucun taux de récupération.
Le suivi distingue notamment les écarts détectés, mis en attente, à réclamer, réclamés, récupérés ou rejetés. Gardez une trace de la réponse reçue pour ne pas confondre anomalie détectée et règlement obtenu.
Une démonstration sur votre façon de travailler
Décrivez votre activité et votre flotte. Nous pourrons parcourir l’import, les preuves et le dossier de réclamation. N’envoyez pas de relevé contenant des données personnelles dans le formulaire.